GDPR Privacyverklaring
Om ons toe te laten onze dienstverlening naar behoren uit te voeren dienen wij te beschikken over enkele persoonsgegevens welke zullen worden ingevoerd in onze databanken.
Via deze “Privacyverklaring GDPR-Wetgeving” informeren wij u over het gebruik van deze gegevens.
Verantwoordelijke onderneming:
Exaccofisc BV CVBA
Kortweg: EXF – Commerciële Benaming: EXF – Boekhouders en Fiscalisten
Adres: Tuitenbergstraat 103 – 1750 Lennik – België
Tel.: 054/25.10.52
E-mail: lennik@exf.be
Website: www.exf.be
Waarvoor worden uw gegevens gebruikt?
Gegevens worden gebruikt voor activiteiten inzake boekhouding, fiscaliteit, vennootschapsrecht, contractenrecht en bedrijfseconomische zaken gekoppeld aan de activiteiten van deze diensten conform de wetgeving.
Alle persoonsgegevens die nodig zijn voor identificatie van de verbonden natuurlijke personen en/of rechtspersonen om aan de activiteiten te kunnen voldoen worden bijgehouden in onze databanken.
Hierdoor behouden wij overzicht op het uitvoeren en informeren van de wettelijke taken die onze job met zich meebrengt.
Rechtsgronden voor verwerking van uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens op basis van:
- De vereisten conform de boekhoudkundige, juridische en fiscale wetgeving
- Onder voorbehoud van uw toestemming via volmacht (eigen volmacht of via EID op Mandaten FGOV of andere diensten
- Offerte
- Opdrachtbrief
- Mail of andere schriftelijke communicatie waarop u ons de vraag en/of toestemming verleend Indien een relatie zich aanbiedt bij onze diensten, dan zullen deze gegevens en bijhorende koppelingen worden opgenomen in onze databanken.Uw gegevens worden dan nog minstens 5 jaar bijgehouden door ons systeem conform de wetgeving voor boekhouders. U kan ten alle tijden contact opnemen met het kantoor, uw boekhouder-fiscalist of dossierbeheerder en dit door uzelf aan te bieden in persoon, telefonisch, per brief of per mail indien u inzage, wijziging of verwijdering wenst in het gebruik van uw gegevens.Weliswaar zullen wij, met de gegevens ter onzer beschikken en zoals onze deontologie dit voorschrijft, eerst verifiëren of deze vraag gesteld wordt door de bevoegde persoon. Dit op basis van een van volgende elementen:
Bewaring van uw gegevens?
Indien een relatie zich aanbiedt bij onze diensten, dan zullen deze gegevens en bijhorende koppelingen worden opgenomen in onze databanken.
Eens de activiteiten rond deze relatie werden beëindigt, dan zal deze op non-actief worden geplaatst en blijven deze gegevens buiten gebruik van alle mogelijke toepassingen zoals berichten, koppelingen met andere programma’s,… .
Uw gegevens worden dan nog minstens 5 jaar bijgehouden door ons systeem conform de wetgeving voor boekhouders.
Hoe beroep doen op uw rechten omtrent deze persoonsgegevens?
U kan ten alle tijden contact opnemen met het kantoor, uw boekhouder-fiscalist of dossierbeheerder en dit door uzelf aan te bieden in persoon, telefonisch, per brief of per mail indien u inzage, wijziging of verwijdering wenst in het gebruik van uw gegevens.
Weliswaar zullen wij, met de gegevens ter onzer beschikken en zoals onze deontologie dit voorschrijft, eerst verifiëren of deze vraag gesteld wordt door de bevoegde persoon. Dit op basis van een van volgende elementen:
- Kopie identiteitskaart
- Bevestiging contactgegevens
- Herkenning persoon
- Bevoegdheid persoon
Indien u van mening bent dat uw gegevens niet naar behoren worden gebruikt of dat wij uw gegevens dienen te verwijderen, mag u:
- Een klacht indienen bij ons bestuur op de maatschappelijke gegevens zoals hierboven vermeld, welke dan onderzoek zal leveren of uw klacht al dan niet terecht is.
- Indien na onderzoek door ons bestuur u alsnog niet tevreden bent met de behandeling van uw gegevens kan u klacht indienen bij de Privacy Commissie
Uw gegevens tov Derden
Uw datagegevens worden enkel met uw toestemming doorgegeven aan derden of conform de regels van het burgerlijk wetboek. Indien vereist door bijvoorbeeld het strafrecht.
Uw gegevens worden opgenomen in de databanken van onze gebruikte programma’s en opslagplaatsen. Dit is een feitelijke uitwisseling met derden.
Echter hebben deze derde-partijen een confidentialiteitsclausule waarbij ze, behoudens onze verwerking, niets anders met uw gegevens mogen doen!
Weigering van verstrekking van uw gegevens
Conform diverse wetgevingen zijn wij verplicht te beschikken over bepaalde persoonsgegevens indien u wenst gebruik te maken van onze diensten.
Weigert u alsnog deze noodzakelijke gegevens te bezorgen, dan kan EXF u niet dienen naar behoren en zijn wij deontologisch verplicht verdere dienstverlening te weigeren.
Gegevens niet rechtstreeks afkomstig van de betrokkene
Sommige ondernemingen beschikken over diverse bestuurders, zaakvoerders, aandeelhouders, commissarissen, gezinsleden,… die daardoor onrechtstreeks verbonden zijn met onze relatie en activiteiten. De gegevens van deze personen worden enkel informatief gebruikt ter vervollediging van het dossier en de activiteiten van onze relatie.
Op geen enkele andere manier zullen de gegevens van deze betrokkene worden gebruikt!
Met u in te lichten over deze verklaring voldoet EXF aan de voorwaarden gekoppeld aan de GDPR-Wetgeving voor het gebruik van uw persoonsgegevens.
Deze verklaring kan u steeds terug vinden:
- Op onze website
- Onder uw digitaal dossier (indien van toepassing), onder de map EXF
- Steeds raadpleegbaar op uw EXF-Kantoor
Met vriendelijke groeten
Karl Vermeire
Gedelegeerd Bestuurder
Versie verklaring: 26/04/2018 – Versie 1